Đổi visa du học (留学) sang 技人国 khi ra trường: lịch nộp, hồ sơ, lệ phí mới

Bạn sắp tốt nghiệp đại học, cao học hay 専門学校 ở Nhật và đã có thư nội định (内定)? Để đi làm, bạn phải đổi từ visa 留学 (du học) sang visa đi làm, phổ biến nhất là 技術・人文知識・国際業務 (gọi tắt 技人国). Bài này tập trung vào thời điểm và cách đổi. Điều kiện chi tiết của 技人国 xem ở bài riêng về visa 技人国.

Tóm tắt

Khi nào nộp	Muốn đi làm từ 1/4: nộp từ 1/12 đến cuối tháng 1
Nộp ở đâu	Cục xuất nhập cảnh nơi bạn sống, hoặc online
Thời gian xét	Thường 1–2 tháng (thời gian chuẩn của cục)
Lệ phí (đơn nhận từ 1/10/2026)	10.000–75.000 yên tại quầy, tùy thời hạn được cấp
Nhận thẻ cư trú mới	Sau khi tốt nghiệp, mang theo 卒業証明書

Điều kiện cần nhớ

• Công việc phải hợp với ngành học. Đây là điều kiện chính của 技人国 (xem bài về visa 技人国).
• Tốt nghiệp 専門学校: cần có danh hiệu 専門士 (せんもんし) hoặc 高度専門士, và ngành học liên quan đến công việc.
• Chỉ học trường tiếng Nhật (日本語教育機関): bằng của trường tiếng Nhật không được tính. Bạn cần có bằng đại học (ví dụ ở Việt Nam) phù hợp với công việc.
• Quá trình du học cũng được xét. Theo hướng dẫn của cục, việc không làm đúng hoạt động của visa (ví dụ bỏ học nhiều) hay chưa đóng thuế đều bị tính là điểm trừ. Làm thêm quá giới hạn cho phép là vi phạm.
• Thời hạn được cấp (3 tháng, 1 năm, 3 năm, 5 năm…) do cục quyết định dựa trên hợp đồng, công việc, lương và quá trình khi còn là du học sinh.

Lịch nộp đơn

Từ tháng 1 đến tháng 3, cục nhận rất nhiều đơn đổi visa để đi làm từ tháng 4. Vì vậy cục đề nghị nộp từ 1/12 đến cuối tháng 1. Hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc cần xác minh thêm có thể xét không kịp ngày bạn muốn.

Một số điểm dễ nhầm:

• Lúc nộp, bạn chưa tốt nghiệp nên dùng 卒業見込証明書 (giấy dự kiến tốt nghiệp).
• Nếu visa 留学 của bạn hết hạn trước hoặc đúng 31/1 mà bạn vẫn còn đi học sau ngày đó, hãy gia hạn visa 留学 trước, đừng nộp đơn đổi visa trong đợt này. Nếu cục nơi bạn nộp có hướng dẫn riêng thì làm theo hướng dẫn đó.
• Nộp tại quầy: xét xong, cục gửi bưu thiếp báo. Bưu thiếp có thể đến trước khi bạn tốt nghiệp. Bạn vẫn phải đợi tốt nghiệp, cầm 卒業証明書 và giấy tờ cần thiết đến nhận thẻ mới. Nếu cục hẹn ngày giờ cụ thể thì đến theo hẹn.
• Cục không trả lời câu hỏi về tiến độ xét của từng hồ sơ qua điện thoại.

Hồ sơ được rút gọn từ 1/12/2025

Từ 1/12/2025, đơn đổi từ 留学 sang 技人国 (hoặc 研究) được bỏ bớt giấy tờ như công ty loại 2, dù công ty bạn thuộc loại nào, nếu bạn thuộc một trong ba trường hợp:

1. Tốt nghiệp (hoặc sắp tốt nghiệp) đại học ở Nhật, tính cả cao học và cao đẳng (短期大学).
2. Tốt nghiệp đại học nước ngoài lọt top 300 ở ít nhất 2 trong 3 bảng xếp hạng QS, THE, ARWU.
3. Công ty đang có người cùng loại visa đổi từ 留学, và người đó đã được gia hạn ít nhất 1 lần khi làm ở công ty.

Lưu ý:

• Không áp dụng nếu bạn làm theo hình thức phái cử (派遣).
• Muốn rút gọn, bạn phải viết 説明書 (tờ giải thích, mẫu ở mục Biểu mẫu) và nộp kèm đơn.
• Cục vẫn có thể yêu cầu nộp giấy tờ đã được bỏ. Khai sai để được rút gọn có thể bị coi là khai man.

Theo Q&A của cục: giấy chứng nhận do trường cấp phải là bản gốc. Nếu nộp bản sao bằng tốt nghiệp thì mang theo bản gốc để đối chiếu. Hợp đồng có điều kiện (ví dụ "có hiệu lực khi được cấp visa") vẫn được chấp nhận.

Lệ phí mới từ 1/10/2026

Với đơn nhận từ 1/10/2026, lệ phí không còn là một mức chung mà tăng theo thời hạn được cấp. Đơn nhận đến 30/9/2026 vẫn theo mức cũ (6.000 yên tại quầy, 5.500 yên online), dù được duyệt sau 1/10.

• Tại quầy: nộp bằng tem 収入印紙 (しゅうにゅういんし) khi nhận kết quả.
• Online: cộng thêm phí thanh toán 330 yên (550 yên nếu được cấp từ 3 năm). Xét xong, hệ thống gửi email hướng dẫn trả tiền. Chỉ trả được ở cửa hàng tiện lợi hoặc ngân hàng, không dùng thẻ tín dụng hay mã QR.
• Một số trường hợp được giảm còn 10.000 yên bất kể thời hạn. Xem trang 減額措置 trong nguồn tham khảo.

Trong lúc chờ kết quả

• Còn đi học: được làm thêm theo giấy phép 資格外活動許可 như cũ, tối đa 28 giờ trong 7 ngày liên tiếp bất kỳ (8 giờ/ngày trong kỳ nghỉ dài của trường).
• Đã tốt nghiệp nhưng chưa có thẻ mới: không được làm thêm nữa, vì giấy phép làm thêm chỉ dành cho người đang đi học.
• Lễ nhập công ty (入社式), đào tạo không lương: tham gia được. Công việc có lương chỉ được làm sau khi có thẻ cư trú mới.

Ra trường mà chưa vào công ty ngay

Có nội định nhưng ngày vào công ty còn xa (ví dụ vào công ty tháng 10): đổi sang 特定活動 (とくていかつどう) dành cho người có nội định, để ở lại chờ. Điều kiện chính:

• Ngày vào công ty phải trong 1 năm kể từ ngày có nội định, và trong 1 năm 6 tháng kể từ khi tốt nghiệp.
• Công ty cam kết liên lạc định kỳ với bạn đến ngày vào làm.
• Đến gần ngày vào công ty thì đổi tiếp sang 技人国.

Chưa có việc, muốn ở lại tìm tiếp: đổi sang 特定活動 để tiếp tục tìm việc (継続就職活動).

• Mỗi lần cấp 6 tháng, gia hạn được 1 lần, tổng cộng tối đa 1 năm.
• Cần thư giới thiệu (推薦状) của trường và giấy tờ chứng minh bạn vẫn đang tìm việc trước khi tốt nghiệp.
• Tốt nghiệp 専門学校: cần danh hiệu 専門士, và việc bạn tìm phải liên quan đến ngành đã học.
• Tham gia chương trình hỗ trợ tìm việc của địa phương thì có thể được ở thêm năm thứ hai.

Với cả hai loại 特定活動 này, muốn làm thêm phải xin 資格外活動許可, tối đa 28 giờ/tuần.

Vướng mắc thường gặp

• Nộp muộn (tháng 2, 3): vẫn được nộp, nhưng có thể xét không kịp ngày 1/4. Hãy báo công ty sớm.
• Thiếu giấy tờ của công ty: công ty nhỏ, mới thành lập (loại 3, 4) cần nhiều giấy tờ hơn. Xin công ty chuẩn bị từ tháng 11. Nếu bạn thuộc diện rút gọn ở trên thì nhớ nộp 説明書.
• Ngành học không khớp công việc: chuẩn bị bảng điểm, mô tả công việc cụ thể để giải thích.
• Không tốt nghiệp đúng hạn: báo ngay cho cục xuất nhập cảnh và công ty. Kết quả chỉ được trao khi bạn đã có 卒業証明書.

Thắc mắc về cách điền đơn và giấy tờ có thể gọi 外国人在留総合インフォメーションセンター: 0570-013904 (từ IP phone hoặc nước ngoài: 03-5796-7112).